8 do’s en dont’s bij het organiseren van een succesvolle bijeenkomst

Als spreker hebben ik de afgelopen tien jaar op vele honderden evenementen en bijeenkomsten mijn inspiratiesessies mogen geven. Veel evenementen waren top georganiseerd, anderen hadden beter gekund. Wat mij gedurende al die jaren op is gevallen is dat als een bijeenkomst niet ideaal verloopt, dat vaak komt door dezelfde oorzaken. Daarom heb ik voor mijn klanten een lijst gemaakt met 8 adviezen die ervoor zorgen dat jouw event een grote slagingskans heeft, zowel voor de organisatie als voor de deelnemers. Hopelijk heb je er wat aan!

1. Plan het programma niet vol

Een van de meest gemaakte fouten is een programma dat helemaal vol gebouwd is. Dit is om verschillende redenen geen goed idee. Het zorgt vaak voor een informatie-overload bij de deelnemers, waardoor ze niet alle belangrijke content meer tot zich kunnen nemen. Daarnaast is één van de belangrijkste elementen van een bijeenkomst het contact tussen de deelnemers onderling. Dat gebeurt vooraf, achteraf en in de pauzes. Plan daar dan ook genoeg tijd voor in. Deelnemers zullen dan waarschijnlijk ook over de inhoud praten, waardoor die beter blijft hangen.

2. Alleen zitplaatsen

Voor bijeenkomsten met een informele sfeer, wordt vaak gekozen voor statafels of barkrukken. Dat ziet er vaak gezellig uit, maar heeft ook een groot nadeel. Statafels zetten mensen ook onbewust in de borrel-modus. Ze zijn onrustiger, praten meer met elkaar en gaan bewegen. Dit zorgt ervoor dat de aandacht snel weg is of andere deelnemers afgeleid worden. Stoelen in theater of cabaret opstelling geven een onbewuste boodschap aan de deelnemers: het is de bedoeling dat je gaat zitten en luisteren. Dat is immers wat je wil als je sprekers op het programma hebt, toch?

3. Zet te weinig stoelen neer

Dit advies lijkt vreemd, zeker omdat je net de hebt gelezen dat alle deelnemers zitplaatsen moeten hebben. Toch zit er een gedachte achter. Op 80% van de bijeenkomsten komen minder mensen dan men verwacht had. Dit zorgt ervoor dat er altijd lege stoelen zijn, meestal vooraan. En dat ziet er toch een beetje verdrietig uit.

Daarom de tip: als je 100 mensen verwacht, zet 75 stoelen neer, maar zorg wel dat je de overige 25 stoelen achter de hand hebt. Die kan je dan snel bijzetten als alle andere stoelen vol zijn. Dit zorgt ervoor dat je altijd een goed gevulde zaal hebt én het geeft de indruk dat je een populaire bijeenkomst georganiseerd hebt.

4. Huur een spreker in

Hoe zorg je ervoor dat de deelnemers van jouw bijeenkomst iets leren, met een glimlach de zaal uitlopen en zich later de bijeenkomst nog positief herinneren? Dat is het effect van een goede spreker. Een professionele spreker kan ervoor zorgen dat de deelnemers de door hen geïnvesteerde tijd als waardevol beschouwen én versterken de boodschap die jij over wil brengen. Die impact op de deelnemers én jouw bijeenkomst, is een investering waard.

5. Schenk geen alcohol vooraf of tijdens de bijeenkomst

Dit lijkt misschien logisch, maar het is verbazingwekkend hoe vaak er voor of tijdens de bijeenkomst alcohol geschonken wordt. Als je een bijeenkomst organiseert waar je wil dat men met de aandacht erbij is, wacht dan met alcohol tot de borrel achteraf.

6. Opbouwen in energie

Een belangrijk maar onderschat aspect in het organiseren van een bijeenkomst, is de opbouw van het programma. Het is verstandig om de volgorde van de sprekers en andere onderdelen zo te plannen, dat de energie steeds hoger wordt. Hoe langer het programma is, hoe moeilijker het is om de aandacht van het publiek vast te houden. Hoge energie helpt daarbij. Als je dit niet doet en een spreker met lage energie als afsluiter hebt, is de kans levensgroot dat de deelnemers mentaal al zijn afgehaakt en niets meer meekrijgen van de boodschap.

7. Goede audio en video

Ook dit punt lijkt voor de hand liggend, maar je staat verstelt hoe vaak dit niet optimaal geregeld is. Zelfs in hotels die toch gewend zijn om bijeenkomsten te organiseren. Daarom hieronder een paar bulletpoints waar je op kan letten:

• Een scherm (TV, LED, etc) is vaak beter dan een beamer. Het gebeurt regelmatig dat een beamer toch niet scherp genoeg is of door verkeerde lichtinval niet goed leesbaar. Zorg er wel voor dat de schermen groot genoeg zijn en/of dat je er voldoende hebt.
• Beamer aan het plafond ipv op tafel of een standaard. Als je dan toch een beamer gebruikt, dan bij voorkeur een die aan het plafond hangt. Dit zorgt ervoor dat de spreker niet door het beeld loopt, of aan de zijkant moet staan om te zorgen dat zijn slides te zien zijn.

• Versterking bij meer dan 50 deelnemers. Vanaf 50 deelnemers is het verstandig de stem van de sprekers te versterken met een microfoon. Zo zorg je dat iedereen het verhaal goed kan horen en de sprekers hun stem kunnen sparen.
• Headset microfoon ipv handheld. Als je de stem van de spreker moet versterken, zorg dan voor een headset of rever microfoon, zodat de spreker zijn handen vrij heeft. Dit zorgt voor dynamischere presentaties.

• Zorg voor goed geluid. Een goed geluidssysteem zorgt voor een betere ervaring. Inloopmuziek vooraf zet de juiste sfeer neer en vaak hebben sprekers nog wel video (met audio) in hun presentaties. Zorg dat dit goed werkt én test het vooraf!

8. Laat de directeur niet te lang aan het woord.

Dit is misschien een beetje controversieel…. maar toch belangrijk. Bedrijfsbijeenkomsten, kwartaalmeetings en klantendagen worden vaak afgetrapt door een directielid, bestuurder of andere manager. Vaak krijgen die 30, 45 of zelfs 60 minuten het woord. Om eerlijk te zijn, zijn dat niet de meest interessante speeches.. integendeel. Vijf goede richtlijnen voor een presentatie van de directeur bij de opening zijn:

• Breng maximaal drie punten over. Meer heeft geen zin, want dat onthouden ze toch niet.
• Vertel bij elk punt een verhaal. Verhalen boeien én worden beter onthouden dan bulletpoints.
• Elke slide waarbij je moet zeggen “je kunnen het niet lezen, maar ik laat het toch even zien”, mag eruit. Dit zijn vaak budgetten, begrotingen, resultaten etc.
• Vraag jezelf niet af wat je wil vertellen, maar wat je toehoorders willen horen.
• Maximaal 20 minuten.

Inspiratie voor meer enthousiaste klanten op jouw bijeenkomst?

Met deze 8 do’s en don’ts zorg je ervoor dat je de grootste valkuilen bij het organiseren van een bijeenkomst vermijdt en maak je de kans op een succesvol event nóg groter! Als je jouw collega’s, klanten of deelnemers op zo’n bijeenkomst wil inspireren over hoe ze nog meer enthousiaste klanten kunnen maken, dan kom ik graag spreken op jouw evenement. Meer informatie over mijn inspiratiesessies, vind je via de link hieronder. Je kan me altijd een mail sturen op hallo@sydneybrouwer.nl als je meer informatie wil of vragen hebt. 

Klik hier voor meer informatie over mijn presentaties over klantgerichtheid en klantbeleving.